TIETOSUOJASELOSTE (GDPR)
Ilmakas Oy asiakasrekisterin tietosuojaseloste.
Rekisterinpitäjä: Ilmakas Oy (2590959-5)
Rekisteriasioiden yhteyshenkilö: Timo Laukkanen, puh. 050 479 0378, timo.laukkanen@ilmakas.fi
Osoite: Ilmakas Oy, Sirkesalontie 3, 37800 Akaa
Kotipaikka: Laukaa
Ilmakas Oy kuuluu Spigot-konserniin, jonka emoyhtiö on Spigot Oy (2270570-6).
Rekisterin nimi on Ilmakas Oy asiakasrekisteri.
Henkilötietoja käsitellään tarkoituksissa, jotka liittyvät asiakassuhteen hoitamiseen, hallinnointiin ja kehittämiseen, palvelujen tarjoamiseen ja toimittamiseen sekä palvelujen kehittämiseen ja laskutukseen liittyen. Henkilötietoja käsitellään myös mahdollisten reklamaatioiden ja muiden vaatimusten selvittämisen edellyttämissä tarkoituksissa.
Lisäksi henkilötietoja käsitellään asiakkaille suunnatussa viestinnässä kuten tiedotus- ja uutisointitarkoituksissa sekä markkinoinnissa, jonka osana henkilötietoja käsitellään myös suoramarkkinointiin ja sähköiseen suoramarkkinointiin liittyvissä tarkoituksissa.
Asiakkaalla on oikeus kieltää hänelle kohdistettu suoramarkkinointi.
Rekisterinpitäjä käsittelee tietoja itse sekä hyödyntää henkilötietojen käsittelyssä rekisterinpitäjän puolesta ja lukuun toimivia alihankkijoita.
Ilmakas Oy voi käsitellä henkilötietoja yhdessä samaan konserniin kuuluvan emoyhtiönsä Spigot Oy kanssa. Henkilötietoja voidaan käsitellä konsernin sisällä asiakassuhteen hoitamiseen, palvelujen tarjoamiseen, huolto- ja ylläpitopalveluiden toteuttamiseen, reklamaatioiden käsittelyyn, jälkimarkkinointiin, asiakasviestintään, palveluiden kehittämiseen sekä asiakkaan kannalta tarkoituksenmukaisten talotekniikka-, energia- ja kiinteistöteknisten palveluiden tarjoamiseen liittyvissä tarkoituksissa.
Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteita ovat seuraavat EU yleisen tietosuoja-asetuksen (jäljempänä myös ”GDPR”) mukaiset perusteet:
Edellä mainittu rekisterinpitäjän oikeutettu etu perustuu rekisteröidyn henkilön ja rekisterinpitäjän välillä olevaan merkitykselliseen ja asianmukaiseen suhteeseen, joka on seurausta siitä, että rekisteröity on rekisterinpitäjän asiakas, ja kun käsittely tapahtuu tarkoituksiin, joita rekisteröity on kohtuudella voinut odottaa henkilötietojen keräämisen ajankohtana ja asianmukaisen suhteen yhteydessä.
Oikeutettu etu voi perustua myös samaan konserniin kuuluvien yhtiöiden väliseen yhteistyöhön asiakassuhteen hoitamisessa, palveluiden tarjoamisessa, huolto- ja ylläpitopalveluiden toteuttamisessa, asiakasviestinnässä, jälkimarkkinoinnissa sekä konsernin palveluiden kehittämisessä.
Rekisteri sisältää seuraavat henkilötiedot lähtökohtaisesti kaikista rekisteröidyistä henkilöistä:
Rekisteri voi lisäksi sisältää asiakkuuteen, kiinteistöön ja taloteknisiin järjestelmiin liittyviä tietoja, kuten:
Henkilötietoja kerätään rekisteröidyltä henkilöltä itseltään:
Henkilötietoja kerätään ja päivitetään myös sovellettavan lainsäädännön rajoissa yleisesti saatavilla olevista lähteistä, jotka liittyvät rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn henkilön välisen asiakassuhteen toteuttamiseen ja joiden avulla rekisterinpitäjä toteuttaa asiakassuhteiden ylläpitämiseen liittyviä velvollisuuksiaan.
Rekisteriin kerättyjä tietoja säilytetään ainoastaan niin kauan ja siinä laajuudessa kuin on tarpeellista suhteessa niihin alkuperäisiin tai yhteensopiviin tarkoituksiin, joihin henkilötiedot on kerätty.
Henkilötietojen säilyttämisen tarvetta arvioidaan tapauskohtaisesti, kuitenkin vähintään kymmenen vuoden välein ja joka tapauksessa rekisteröityä henkilöä koskevat tiedot poistetaan rekisteristä kymmenen vuotta sen jälkeen, kun kyseisen rekisteröidyn asiakassuhde rekisterinpitäjään on päättynyt, ja asiakassuhteeseen liittyvät velvollisuudet ja toimenpiteet on suoritettu loppuun. Esimerkiksi kirjanpitotositteita säilytetään 6–10 vuotta tilikauden päättymisestä.
Rekisterinpitäjä arvioi tietojen säilyttämisen tarpeellisuutta säännöllisesti sisäisten käytännesääntöjensä mukaisesti. Lisäksi rekisterinpitäjä toteuttaa kaikki mahdolliset kohtuulliset toimenpiteet sen varmistamiseksi, että käsittelyn tarkoituksiin nähden epätarkat, virheelliset tai vanhentuneet henkilötiedot poistetaan tai oikaistaan viipymättä.
Henkilötietoja ei luovuteta ulkopuolisille tahoille.
Henkilötietoja voidaan kuitenkin luovuttaa samaan konserniin kuuluvalle emoyhtiölle Spigot Oy asiakassuhteen hoitamista, palveluiden tarjoamista, huolto- ja ylläpitopalveluiden toteuttamista, reklamaatioiden käsittelyä, asiakasviestintää, jälkimarkkinointia sekä konsernin yhteisten palveluprosessien toteuttamista varten.
Rekisteriin sisältyviä henkilötietoja ei siirretä EU tai ETA ulkopuolelle.
Emme käytä tietoja automaattiseen päätöksentekoon tai profilointiin.
Henkilötietoja sisältäviä aineistoja säilytetään lukituissa tiloissa, joihin on pääsy ainoastaan nimetyillä ja tehtäviensä vuoksi pääsyyn valtuutetuilla henkilöillä.
Tietokantoihin ja järjestelmiin on pääsy vain erikseen myönnettävillä henkilökohtaisilla käyttäjätunnuksilla ja salasanoilla. Rekisterinpitäjä on rajannut käyttöoikeudet ja -valtuudet tietojärjestelmiin ja muihin tallennusalustoihin siten, että tietoja pääsevät tarkastelemaan ja käsittelemään ainoastaan niiden lainmukaisen käsittelyn kannalta tarpeelliset henkilöt.
Rekisterinpitäjän työntekijät ja muut henkilöt ovat sitoutuneet noudattamaan vaitiolovelvollisuutta ja pitämään salassa henkilötietojen käsittelyn yhteydessä saamansa tiedot.
Rekisteröidyllä on seuraavat EU yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet:
Rekisteröity ei voi käyttää kaikkia oikeuksia kaikissa tilanteissa. Tilanteeseen vaikuttaa esimerkiksi se, millä perusteella henkilötietoja käsitellään.
Lisätietoja rekisteröidyn oikeuksista voi lukea esimerkiksi tietosuojavaltuutetun toimiston verkkosivuilta.
Rekisteröidyn oikeuksien toteuttamista koskevat pyynnöt osoitetaan kohdassa 1 mainitulle rekisterinpitäjän yhteyshenkilölle.
